Autosvar: Jeg er ikke på kontoret i øjeblikket
Vi kender alle den kedelige mail med autosvaret: "Jeg holder ferie og er først tilbage i næste uge." Eller telefonsvareren, der siger: "Jeg er ikke lige ved telefonen i øjeblikket."
Men hvorfor ligne alle de andre og have en standardiseret hilsen, når man så let som ingenting kan skille sig lidt ud fra mængden samtidig med, at du skaber lidt smil og glæde hos andre?
Det spørgsmål stillede de ansatte hos Projekt Arbejdsglæde sig selv, og fandt på at afholde DM i 'Out of office', også kaldet 'Autosvar' på din mail, som du sætter til, når du er på ferie, barsel eller andet.
Så har det stadig ikke været din tur endnu til at holde sommerferie og modtager du konstant et kedeligt autosvar fra dine kunder eller samarbejdspartnere? Så er det nu, du skal tage en pause fra rutinerne og lægge hjernen i blød.
Glæde er en vigtig del af kommunikationen
Alexander Kjerulf fra Projekt Arbejdsglæde fortæller til tv2.dk, at konkurrencen skal forsøge at skabe mere fokus på arbejdsglæde på arbejdspladsen og få danskerne til at tænke mere over, hvordan de kommunikerer med hinanden.
Derfor går han også i spidsen, og har startet med at give folk et smil på læben, lige så snart de ringer til ham. Han har nemlig meget vel overvejet, hvilken sang han har valgt som ventetone på sin telefon.
"Ja da, det er kendingsmelodien fra Fragglerne. Den kan kun gøre folk i godt humør. Og jeg har også en rigtig glad besked, hvis jeg ikke når at tage telefonen," siger Alexander Kjerulf til tv2.dk.
Så det behøver ikke kun være folk, der er på vej til ferie, der kan gøre noget ved arbejdsglæden. Folk, der lige er vendt tilbage fra ferie og afslapning kan nemlig hurtigt falde tilbage i de gamle rutiner og have svært ved at finde glæden frem.
Så kan man også her gøre som Alexander Kjerulf, og starte med at sætte lidt kulør på telefonen, med en sang som ventetone, eller en lidt gladere telefonsvarebesked.
Se eksempler på anderledes autosvar i bunden af artiklen.
Tips til at få et anderledes og gladere autosvar på mailen:
1: Start ALTID venligt, for eksempel: 'Tusind tak for din e-mail...'
2: Gerne en lille personlig hilsen/besked
3: Fortæl hvornår du er væk fra/til. Det er super vigtigt, at modtageren af din mail kan se, hvornår du er tilbage, så de kan tage stilling til, om det kan vente, eller om de skal have fat i en af dine kolleger.
4: Skriv også meget gerne (hvis det altså er tilfældet), at du ikke har mulighed for at besvare e-mails i hele perioden.
5: Skriv hvem afsenderen kan kontakte i mellemtiden (telefonnumre & mailadresser).
6: Afslut altid med en glad/sød hilsen. Kan sagtens være kort, som for eksempel "Ha' en fantastisk sommer!"
7: Og naturligvis... Skriv altid Sommerhilsner/Glade hilsner/De bedste hilsner eller måske Med venlige hilsner og så dit navn og firmanavn, så afsenderen kan være sikker på, at han/hun har kontaktet den rette.
Tips til at få en anderledes og gladere mobilsvarer:
Jeg ved godt, at du normalt ikke ville ringe til din egen telefon - men prøv i dag at give dig selv et kald, og lyt til din telefonsvarerhilsen. Hvordan lyder din stemme? Er dit tonefald trist og mekanisk, eller lyder du som éndu har lyst til at tale med? Hvad kunne du gøre for at den bliver endnu gladere?
Udfordringen er, at indtale en ny telefonsvarerbesked, hvor du lyder rigtig glad. Det er nemmere at lyde glad, når stemmen for alvor får lov at blive brugt, så et tip kan være, at gå et sted hen, hvor du ikke føler, du får sjove blikke tilsendt, fordi du indtaler beskeden. Måske kommer du til at gøre det rigtig mange gange, før du er tilfreds .
1: Vær dig selv. Lad være med at lave en besked, der er magen til alle andres, men prøv at udtrykke lidt om hvem du er.
2: Vær glad. Hvorfor virker så mange mennesker død-alvorlige? Man kan lige så godt virke lidt glad.
3: Få folk til at grine. Kan du lave noget, som er lidt sjovt, kan du gøre en masse mennesker glade, helt automatisk
4: Husk at tilpasse beskeden til tonen på din arbejdsplads. Hvis du er bedemand, skal du måske ikke køre en superglad besked ind på telefonsvareren eller autosvaret på mailen
Eksempler på anderledes autosvar på mail:
- Eksempel 1
- Jubiii jeg er på sommerferie - og ligger lige nu og spiller Ludo med min søn og datter, et sted i det Sydfranske. Og når det bliver for varmt i solen, ta'r vi en dukkert i poolen.
- Jo tak - vi klarer os :-)
MEN det betyder ingenlunde at jeg ikke er til at få fat i - men der kan godt gå nogle dage inden jeg ser din mail. Hvis det haster - med svar eller med at vide besked - er du velkommen til at ringe på min tlf: +45 XXXXXXXX - den tjekker jeg løbende beskeder på (for det tilfældes skyld at jeg liiige har hovedet under vand, når du ringer)...
Go' sommer til dig også! Glæder mig til at høres ved, efter ferien.
Bedste hilsener S. XXXXXX XXXXX
Eksempel 2:
Hej!
Jeg nyder noget stille offline-tid med familien, i et telt et eller andet sted i det sikkert regnfulde Danmark. Som du nok kan regne ud, vil det være meget dumt at medbringe elektronik til et sådan sted. Ikke fordi jeg vil påstå at jeg er klog, men blot at jeg ikke er dum, så jeg vil i stedet medbringe nogle analog bøger :-)
Sideeffekten vil selvfølgelig være, at jeg ikke kan vende tilbage til dig før - tjaa - før jeg er tilbage. Jeg er tilbage den 25.juli, men eftersom jeg normalt modtager 100 e-mails dagligt, må du ikke blive sur, hvis jeg ikke vender tilbage præcis den dag. Og flag med "SUPER URGENT" og lignende i mailen, gør ingen forskel. Tag det helt roligt... Vi overlever nok. Og mens du venter kan du slå tiden ihjel med:
- 1) Se nogle af de fantastiske videoer fra vores endnu mere fantastiske konference - CodeGarden '11
- 2) Testkøre vores "Courier 2" produkt
- 3) Lære hvordan det er at være CHEF på mindre end 2 minutter
- 4)Se på noget maling der tørrer
Hvis du er gået i panik nu, er det godt at vide at Umbraco er en kæmpe organisation. Hvorfor tænker du? Fordi det betyder at du kan komme i kontakt med mine smukke og alligevel intelligente kolleger, hvis du virkelig har brug for det:
- - Pxxx Sxxx (xx@umbraco.com)
- - Pxxx Gxxx (xx@umbraco.com)
- - Pxx Pxxx Hxxxx (xxx@umbraco.com)
Kind regards, XXXXX XXXXXX
Eksempel 3:
Holy Crap! Vi har lige fået en baby. Jeg burde virkelig være mere opmærksom, når min kone fortæller mig om disse ting. Jeg gætter på det betyder, at jeg vil svare på din mail, så snart jeg kan. Andy.
Eksempel 4:
Tak for din mail, men jeg er på ferie frem til den 22. juli. Hvis det haster, kan du kontakte en af mine knaldhamrende dygtige kolleger.
Mvh.
Stig, Personalehøvding